Mapeo de Procesos de Cadena de Valor (IDEF0)- Parte 2

La expresión de "conectar los puntos", da paso a una COMPRENSIÓN de origen y destino, o en nuestro contexto de #procesos como lo he desarrollado en la Parte 1 del Mapeo de Procesos de Cadena de Valor, es comprender un poco el tema de procesos, claro hay expertos en materia que comprendo les sera informacion muy basica, en fin compartir un poco de información y conocimiento como catarsis personal escribiendo es una buena terapia para aclarar las ideas, mas si estas buscan espacio en la mente donde se acumulan, igual que muchos gerentes buscan una oportunidad para poder abordar al cuerpo directivo de una organización para justificar esto y lo otro, casi siempre un tema de presupuesto :) o algunas decisiones con resultados no esperados.

Historia idef0

#IDEF0 o IDEFØ (Integration Definition for Function Modeling) es un método diseñado para modelar decisiones, acciones y actividades de una organización o sistema. IDEFØ se derivó de un lenguaje gráfico bien establecido, el análisis estructurado y Técnica de Diseño (SADT por sus siglas en inglés Structured Analysis and Design Technique).

La Fuerza Aérea de los Estados Unidos encargó a los desarrolladores de SADT desarrollar un método de modelado para analizar y comunicar la perspectiva funcional de un sistema. Los modelos efectivos de IDEFØ ayudan a organizar el análisis de un sistema y a promover una buena comunicación entre el analista y el cliente. IDEFØ es útil para establecer el alcance de un análisis, especialmente para un análisis funcional. Como herramienta de comunicación, IDEFØ mejora la participación de expertos de dominio y consenso en la toma de decisiones a través de dispositivos gráficos simplificados. Como herramienta de análisis, IDEFØ ayuda al modelador en la identificación de cuáles son las funciones que se llevan a cabo, lo que se necesita para desempeñar esas funciones, lo que el sistema actual hace bien o hace mal. Así, los modelos IDEFØ se crean a menudo como una de las primeras tareas de un esfuerzo de desarrollo del sistema.

NORMA ISO/IEC/IEEE 31320-1:2012 Tecnología de la información - Lenguajes de modelado - IDEF0

ISO/IEC/IEEE 31320-1:2012 identifica los componentes básicos de la sintaxis de la Definición de Integración 0 (IDEF0) (los elementos visuales dibujados del lenguaje y cómo pueden usarse juntos) y la semántica IDEF0 (qué significa cuando los elementos visuales se usan juntos de maneras específicas y permitidas), especifica las reglas que gobiernan el uso de estos componentes de modelado y describe los tipos de diagramas utilizados en un modelo IDEF0. ISO/IEC/IEEE 31320-1:2012 identifica y analiza las páginas del modelo con las que está asociado cada diagrama en un modelo IDEF0 y analiza las características específicas que se encuentran en un diagrama IDEF0. Describe expresiones de referencia IDEF0 y referencias de características de diagrama IDEF0. También presenta una formalización abstracta del lenguaje IDEF0.

Se puede leer más ISO/IEC/IEEE 31320-1:2012 y también un AVANCE

Entrando en materia - MODELADO IDEF0

El modelado se puede hacer utilizando en la definición de un proceso, siempre las entradas de información o feedback de otros procesos clientes, tenemos los mecanismos / recursos que proporcionan el apoyo para que el proceso necesita, por otro lado tenemos la entrada de los controles que también podrían denominar como las reglas del negocio, lo que gobierna al proceso según su nivel y finalmente encontramos las salidas que pueden ser intermedias como salidas a otros procesos para la continuidad en la transformación en la creación de valor o finalmente la entrega del producto (bien) /servicio a los interesados (stakeholders).

Para entender esta primera ilustración es describir como una caja negra, un macro procesos que refleje en este caso aplicado a una plataforma informática, organización / empresa / institución publica / etc donde se indica a la salida justamente que resultados se obtiene en este macro proceso / modelo de negocio, así sin más,... le suena a el propósito de una organización por ejemplo esto de como he utilizado el modelado para poder comprender posteriormente la conexion funcional de los procesos de la cadena de valor.

Modelado idef0

La notación o modelado IDEF0 ilustra el flujo entre procesos, la dinámica es sencilla al conectar procesos padres en el nivel cero y estos al descubrirlos cada uno por niveles podríamos reflejarlos de la siguiente manera:

1. Nivel Cero - Modelo Funcional de Negocio

2. Nivel Uno - Proceso Funcional del Negocio (Procesos Padres - Nivel Cero)

3. Nivel Dos - Procesos Específicos (Procesos hijos Nivel 1)

4. Nivel Tres - Si fuera el caso, llegamos a los procedimientos, diagramas de flujo que puede variar en su ilustración y notación como por ejemplo la notación BPMN 2.0 una de las mas utilizadas para automatizar procesos en plataformas con esta capacidad, o sencillamente documentar los diagramas de flujo, nos da a este nivel el Manual del Proceso y podemos obtener y conectar este resultado para obtener manuales de perfiles de puestos y funciones.

La aplicación del modelado, en este caso una aproximación a una Cooperativa Financiera. En un primer momento se ilustra el modelo de negocios, como escribi previamente como una caja negra, lo que nos hace preguntar,... Qué hay adentro...?

Esta claro que podemos tener negocios parecidos pero al descubrir en su interior varia por completo la conexión entre procesos claves de su cadena de valor, hace variar de manera sustantiva los resultados entre unas y otra organización aunque sean del mismo sector o industria, como decimos parecidos, pero nunca iguales, su ADN es muy particular y se refleja en la creación de valor. Por ejemplo podemos ilustrar el nivel cero de una manera genérica de la siguiente manera:

La narrativa de esta ilustración en este nivel cero, podemos encontrar una aproximación genérica de conexiones entre procesos funcionales en este caso de una cooperativa de tipo financiera, los procesos están debidamente identificados y numerados / codificados para mantener la secuencia y jerarquía de los niveles, en donde también se reflejan las entradas (I - Inputs) y salidas (O - Outputs) entre procesos debidamente identificadas / codificadas para seguir en su transformación y creación de valor de los productos y servicios prestados donde los procesos tienen un rol de fuente o destino (intermedio o final según sea el caso), cada proceso necesita de recursos estos están reflejados como entradas (M) en el nivel inferior o costado del proceso ilustrado, donde puede ser presupuesto ($), recurso humano (RH), sistemas de información (IT), entre otros, para nuestro ejemplo solo utilizaremos estas tres. Ademas tenemos una entrada superior donde reflejamos los controles del proceso, estos pueden variar de acuerdo al proceso y la naturaleza del control estos ya sean externos o bien internos. Finalmente encontramos la salida del encadenamiento en la transformación para la creación del bien o servicio a entregar a los clientes.

Siguiendo el ejemplo si no hay mas niveles al abrir los procesos ilustrados, tenemos los procedimientos, que en este caso debería ser el diagrama de flujo o ilustración en BPMN de los procedimientos del consejo de administracion, algo muy particular de acuerdo al ADN de la Cooperativa, pero para fines prácticos tomaremos el ejemplo del proceso hijo de gestión de cobros del área financiera, pueden ser un nivel cuatro siempre para fines ilustrativos y didácticos, una aproximación.

Puedo concluir en esta etapa de como es posible conectar de principio a fin los procesos de la cadena de valor totalmente metodológico, si disponen de plataformas de ERP debidamente implementadas y documentadas, se pueden conectar de principio a fin - procesos y personas, una actividad importante mantener actualizada y en el mejor de los casos digitalizados, para que los puestos puedan encontrar en una base de conocimiento las mejores practicas pero también el HOW TO de su puesto.

Una ilustración del modelado con BPMN 2.0 o escrito de manera completa es Business Process Model and Notation, utilizado para la automatización de procesos, ciertamente es mas practico para la entrada en producción de los procesos.

"El conocimiento se multiplica cuando se comparte" - Juan Francisco Rivas Figueroa

Fuente de Información

1. Modelado IDEF0

2. Modelado IDEF0 como norma ISO

3. BPMN

4. RCEN - El Arte del Mapeo

Acerca del Autor

Juan Francisco Rivas Figueroa Consultor en Tecnologías de la Información y Facilitador metodológico de #BalancedScorecard, #MapeodeProcesos por Nivel de la cadena de valor en notación IDEF0, modelos de negocios, además de distintas representaciones y alianzas estratégicas a nivel nacional, regional e internacional. En el tiempo se ha desempeñado como Consultor en distintas instituciones de sector público y privadas, así como de instancias nacionales, regionales, internacionales.

Actualmente escribe artículos y seminarios de Balanced Scorecard como sistema integrado e interactivo en la gestión estratégica aplicado en diferentes sectores, así como del mapeo de la cadena de valor con idef0 articulado en la estrategia institucional con Balanced Scorecard como Sistema integrado de Gestión.